Conditions générales de vente et d’utilisation

Prestataire VLB Group SARL · SARL à capital variable · RCS en cours d’immatriculation · 14 rue Quarailles, 57280 Fèves, France · hello@xenaos.com · Version du 28 octobre 2026 (soir)

Article 1 — Objet

Les présentes CGV/CGU définissent les conditions dans lesquelles le Prestataire met à disposition du Client la Plateforme Kardanos et les Services associés. Elles s’appliquent exclusivement à des relations entre professionnels : en souscrivant, le Client déclare agir à des fins professionnelles.

Article 2 — Description des services

Kardanos est une solution SaaS d’assistants IA : un agent vocal (Sophia), une application de pilotage (Cockpit) et un assistant pour les équipes (Pocket). Selon la formule choisie, les services peuvent inclure : réponse aux appels entrants, appels sortants, réponses écrites sur le site web du client (widget), qualification, prise de rendez-vous, transfert, envoi de confirmations et de rappels, tri des e-mails reçus et préparation de réponses (agent e-mail), playbooks, intégrations, application de pilotage, onboarding et assistance.

Les offres proposées sont Flex, Start, Pro, Business, Pocket seul et Agent e-mail seul. Le contenu de chaque offre (conversations et minutes incluses, nombre d’utilisateurs, niveau de Pocket, SMS de rappel, conversations écrites sur le site, boîtes e-mail reliées à l’agent e-mail, fonctionnalités) est celui décrit sur la page Tarifs du site à la date de la souscription. Chaque utilisateur a l’usage de Cockpit (en version essentielle avec l’offre Flex) et, à partir de l’offre Start, de Pocket.

Article 3 — Souscription et essai gratuit

La souscription est réservée aux professionnels. Les offres Flex, Start, Pro et Agent e-mail seul commencent par un essai gratuit de 14 jours. À la commande, le Client enregistre un moyen de paiement ; aucun montant n’est prélevé pendant l’essai. L’essai démarre à la première réception d’un appel par Sophia après la mise en place du renvoi d’appel, et au plus tard 7 jours après la commande ; pour l’offre Agent e-mail seul, il démarre à la commande. Sa date de fin est indiquée dans Cockpit. Pendant l’essai, le Client bénéficie des fonctionnalités de l’offre Flex, pour un volume indicatif de 50 conversations (pour l’offre Agent e-mail seul : celles de cette offre) ; les fonctionnalités de l’offre commandée sont activées à la fin de l’essai. Le Client est informé par e-mail au moins 3 jours avant la fin de l’essai. Il peut résilier à tout moment pendant l’essai, en un clic depuis Cockpit (Mon offre) ou par écrit : aucun montant n’est alors dû et le numéro Sophia attribué est libéré. À défaut de résiliation, l’abonnement à l’offre commandée démarre automatiquement à la fin de l’essai et le premier mois est prélevé. Le Client peut aussi démarrer son abonnement avant la fin de l’essai depuis Cockpit. Un même Client ne bénéficie qu’une fois de l’essai gratuit. L’offre Business et les offres sur devis ne comportent pas d’essai, sauf mention contraire dans le devis.

Article 4 — Conditions financières

Les prix sont exprimés en euros hors taxes. Ils sont ceux de la page Tarifs à la date de la souscription, à savoir :

Conversations et minutes. Une conversation correspond à 2 minutes d’appel en moyenne. Les forfaits sont exprimés en conversations pour la lisibilité ; ils sont décomptés en minutes (100 conversations = 200 minutes), seules les minutes faisant foi sur les factures. La durée de chaque appel, entrant ou sortant, est mesurée à la seconde telle qu’enregistrée par la Plateforme. Les durées sont additionnées sur la période de consommation, sans aucun arrondi appel par appel. La période de consommation est mensuelle et court à partir de la date anniversaire de l’abonnement, c’est-à-dire de la fin de l’essai. Les minutes incluses valent pour la période en cours et ne sont pas reportées. Au-delà du forfait, un pack de 50 conversations (100 minutes) à 39 € HT est ajouté automatiquement dès la première minute entière dépassée, puis à chaque nouvelle tranche de 100 minutes entamée ; la fraction de minute restante n’est pas comptée. Le Client est prévenu à 80 % du forfait et à chaque pack ajouté. Les packs sont facturés à la fin de la période. Le Client consulte sa consommation en temps réel dans Cockpit.

Usage raisonnable. Les conversations écrites « illimitées » des offres Pro et Business s’entendent d’un usage normal par les visiteurs du site du Client, dans la limite de 3 000 conversations par mois en Pro et de 10 000 en Business. Au-delà, ou en cas d’usage anormal (robots, envois automatisés), le Prestataire contacte le Client pour convenir d’une solution ; il peut limiter la fenêtre de discussion en cas d’abus manifeste, après information du Client.

Mise en place. La mise en place est offerte avec les offres Flex, Start et Pro. Pour l’offre Business et pour les éléments suivants, elle fait l’objet d’un devis préalable, accepté par écrit par le Client : l’intégration d’un logiciel ne disposant pas d’API utilisable, l’intégration d’un logiciel supplémentaire, et le déploiement sur plus de 3 sites.

Les SMS et conversations écrites inclus valent pour le mois en cours et ne sont pas reportés. Les packs de conversations, les SMS et conversations écrites au-delà du quota et les utilisateurs et boîtes e-mail supplémentaires sont facturés en fin de mois au tarif de l’offre souscrite. Rien n’est facturé pendant l’essai gratuit. La TVA applicable s’ajoute aux prix hors taxes : TVA française au taux en vigueur pour les clients établis en France, autoliquidation par le Client pour les entreprises établies dans un autre État membre de l’Union européenne et disposant d’un numéro de TVA valide. Tout retard de paiement peut entraîner la suspension de l’accès après notification restée sans effet, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.

Article 4 bis — Garantie rentabilité

Pour les offres Flex, Start, Pro et Business (hors Pocket seul et Agent e-mail seul), le Prestataire garantit que le chiffre d’affaires récupéré grâce à Sophia couvre au moins le prix de l’abonnement mensuel. Le chiffre d’affaires récupéré d’un mois civil est calculé dans Cockpit : nombre de rendez-vous pris par Sophia au cours du mois, multiplié par la valeur moyenne d’un rendez-vous fixée à l’ouverture du compte (à défaut, la valeur type de son métier affichée dans Cockpit). Ce montant est communiqué au Client le premier jour du mois suivant, dans le rapport du mois.

Si ce montant est inférieur au prix hors taxes de l’abonnement du mois concerné, hors options, utilisateurs supplémentaires et packs, le mois d’abonnement suivant est offert, par un avoir appliqué sur la facture suivante. La garantie s’applique à compter du deuxième mois payant, à condition que, pendant tout le mois concerné : (i) le renvoi d’appel vers Sophia soit vérifié et reste actif, au minimum en cas de ligne occupée et en dehors des horaires d’ouverture ; (ii) l’agenda du Client soit connecté à Cockpit et permette la prise de rendez-vous ; (iii) le Client soit à jour de ses paiements. Seuls les mois effectivement payés ouvrent droit à la garantie : un mois offert à ce titre ne peut pas en ouvrir un autre. La valeur moyenne d’un rendez-vous est déclarée par le Client à l’ouverture du compte et validée par le Prestataire ; elle ne peut être inférieure au minimum du métier (80 € HT) et ne peut ensuite être modifiée que par le Prestataire. Si la garantie s’applique deux fois de suite, le Prestataire propose au Client une offre mieux adaptée à son volume d’appels. La garantie ne peut pas être convertie en remboursement.

Article 5 — Durée, changement d’offre et résiliation

Toutes les offres sont sans engagement : l’abonnement est mensuel, renouvelé automatiquement chaque mois, et peut être résilié à tout moment, la résiliation prenant effet à la fin de la période payée en cours. Pendant l’essai gratuit, la résiliation est immédiate et sans frais (article 3). Les abonnements annuels ou avec engagement souscrits avant le 26 octobre 2026 restent régis par les conditions en vigueur lors de leur souscription. Le Client peut changer d’offre à tout moment, depuis Cockpit (Mon offre) ou par écrit ; la nouvelle offre s’applique dès son activation. Pour les offres Flex et Start, le Client peut activer dans Cockpit le « passage automatique à la meilleure offre » : dès que les minutes consommées sur la période rendent l’offre supérieure (Start, ou Pro) moins chère que l’offre en cours, l’abonnement passe à cette offre supérieure, la différence d’abonnement étant facturée au prorata des jours restants. Toutes les minutes de la période sont alors décomptées selon la nouvelle offre. Le Client en est informé par e-mail. Aucune offre n’est réduite automatiquement ; le Client peut désactiver cette option et demander le retour à l’offre précédente, applicable à la période suivante.

Article 6 — Obligations du Client

Article 7 — Intelligence artificielle

Les résultats produits par une intelligence artificielle peuvent comporter des erreurs ou approximations. Le Client demeure responsable de la configuration et du contrôle des communications. Le Prestataire recommande une validation humaine pour les cas sensibles. Les réponses préparées par l’agent e-mail ne sont envoyées qu’après une action du Client (bouton « Envoyer »), sauf si le Client active lui-même la réponse immédiate aux leads (offres Pro et Business), en dehors de ses horaires ou lorsque la réponse ne contient aucune information incertaine : elle part alors seule, signée « L’assistante de » suivi du nom du Client. Le Client peut désactiver cette option à tout moment et reste responsable des e-mails envoyés depuis sa boîte.

Article 8 — Responsabilité

La responsabilité totale du Prestataire est limitée au montant payé par le Client au titre des trois derniers mois précédant le fait générateur. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des dommages indirects.

Article 9 — Paiement

Les abonnements et frais sont payés par carte bancaire ou prélèvement via Stripe, à la souscription puis à chaque échéance. Les montants facturés en fin de mois sont payables à réception de la facture. Tout retard de paiement entraîne de plein droit des intérêts de retard égal au taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points (article L. 441-10 du Code de commerce), en plus de l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € prévue à l’article 4.

Article 10 — Données personnelles

Pour les données de ses clients et prospects traitées via la Plateforme, le Client est responsable de traitement et Kardanos sous-traitant. Ces traitements sont régis par l’accord de traitement des données (DPA), qui fait partie intégrante des présentes. Les appels ne sont pas enregistrés ; Cockpit conserve un résumé et une transcription. Lorsque le Client relie une boîte e-mail à l’agent e-mail, les e-mails qu’elle reçoit sont lus, par l’intermédiaire du sous-traitant Unipile (France), pour être triés, résumés et faire l’objet d’une proposition de réponse ; Cockpit en conserve l’expéditeur, l’objet, le résumé et la réponse préparée pendant 12 mois. Le Client peut retirer sa boîte à tout moment depuis Cockpit.

Article 11 — Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l’autre partie pendant la durée du contrat et deux ans après sa fin.

Article 12 — Disponibilité et force majeure

Le Prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité de la Plateforme, sans garantie de disponibilité continue : des interruptions peuvent survenir pour maintenance ou du fait des fournisseurs de téléphonie, d’hébergement ou d’intelligence artificielle. Aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

Article 13 — Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave d’une partie non corrigé dans les 30 jours suivant une mise en demeure écrite, l’autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Article 14 — Modification des conditions et des tarifs

Le Prestataire peut modifier les présentes conditions. Le Client en est informé par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur et peut, en cas de désaccord, résilier son abonnement sans frais avant cette date.

Le Prestataire peut également faire évoluer ses tarifs. Pour un abonnement en cours, toute modification de prix ou de volume inclus est notifiée au Client par e-mail au moins 30 jours avant son application en paiement mensuel. En paiement annuel, le prix reste inchangé jusqu’au terme de la période de 12 mois en cours ; le nouveau tarif s’applique au renouvellement, à condition d’avoir été notifié au moins 60 jours avant l’échéance. Le Client qui refuse le nouveau tarif peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur. Une modification de tarif ne s’applique jamais aux minutes, SMS ou conversations déjà consommés. Lorsque le Prestataire accorde au Client le maintien temporaire d’un tarif antérieur, la date de fin de ce maintien lui est indiquée par écrit.

Article 15 — Droit applicable

Les présentes sont régies par le droit français. À défaut de solution amiable, les juridictions du ressort de la cour d’appel de Metz sont seules compétentes.